Xây để người khác có thể tiếp quản
Một công việc có thể được hoàn thành nhờ một người rất giỏi. Nhưng nếu công việc đó chỉ chạy khi người ấy có mặt, tôi sẽ hỏi thêm: năng lực đã thật sự nằm trong đội ngũ hay chưa?
Hoàn thành việc chưa phải là hoàn thành chuyển giao
Người nhận có thể đã xem cách làm, đọc tài liệu và nghe giải thích. Những việc ấy cần thiết, nhưng chưa đủ để biết họ có thể tự thực hiện hay không.
Trong công việc thật, tình huống không phải lúc nào cũng giống ví dụ đã được hướng dẫn. Sẽ có thông tin thiếu, điều kiện thay đổi hoặc quyết định cần được làm rõ.
Nếu người nhận chỉ biết lặp lại thao tác mà chưa hiểu nguyên lý và giới hạn trách nhiệm, họ vẫn cần người hướng dẫn đứng phía sau mỗi khi công việc thay đổi.
Người nhận cần tự xử lý được đến đâu
Tôi muốn người nhận thử thực hiện trong phạm vi đã thống nhất, giải thích vì sao chọn cách làm đó và nhận ra phần nào cần được kiểm tra lại.
Tự làm không có nghĩa làm một mình. Một đội ngũ vẫn cần phối hợp, báo cáo và hỏi đúng người khi vấn đề vượt phạm vi.
Điều khác nhau nằm ở chỗ người phụ trách biết mình cần làm rõ điều gì, được quyết định đến đâu và cần giữ lại bằng chứng nào. Họ không chỉ chờ một chỉ dẫn tiếp theo.
Làm rõ phần việc còn thiếu trước khi bàn giao
Nếu người nhận vẫn phải hỏi lại cùng một việc, tôi muốn biết họ đang thiếu điều gì: hiểu biết về nguyên lý, thông tin để quyết định hay quyền xử lý tình huống. Mỗi nguyên nhân cần một cách hỗ trợ khác nhau.
Người hướng dẫn và người nhận cần cùng nhìn phần còn thiếu đó. Gửi thêm tài liệu sẽ ít có ích nếu điều chưa rõ thật ra là ai có quyền quyết định.
Kiểm tra việc tiếp tục sau bàn giao
Trước khi kết thúc bàn giao, hãy chọn một tình huống trong phạm vi công việc để người nhận tự xử lý. Cùng xem họ đã làm được phần nào, phần nào vẫn cần hỗ trợ và phải liên hệ ai nếu điều kiện thay đổi. Việc kiểm tra này giúp hai bên biết công việc có thể tiếp tục đến đâu.